MENGEMBANGKAN KOMUNIKASI EFEKTIF SERTA MENGEMBANGKAN KEMITRAAN,

PELAYANAN DAN TIM YANG BAIK

Pengawas satuan pendidikan memiliki peran dan fungsi strategis dalam mendorong kemajuan sekolah-sekolah yang menjadi binaannya. Berbekal pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki, mereka dapat memberikan inspirasi dan mendorong para kepala sekolah, guru serta tenaga kependidikan lainnya untuk terus mengembangkan profesionalisme dan meningkatkan kinerja mereka. Bagi kepala sekolah, pengawas layaknya mitra tempat berbagi serta konsultan tempat meminta saran dan pendapat dalam pengelolaan sekolah. Sementara itu bagi guru, pengawas selayaknya menjadi konselor dan konsultan dalam memecahkan problema dan meningkatkan kualitas pembelajaran. Pengawas dituntut memiliki kompetensi sosial, khususnya dalam menjalin mitra dengan para kepala sekolah, guru, shareholder dan stakeholder lainnya. Hal ini karena dalam bekerja pengawas bertemu banyak orang dengan berbagai latar belakang, kondisi, kepentingan serta persoalan yang dihadapi. Mereka juga harus mampu bermitra baik dengan individu maupun kelompok, selain itu pengawas juga berperan untuk mengembangkan jaringan kemitraan dengan berbagai pihak yang terkait dengan peningkatan mutu sekolah, dan mengembangkan tim kerjasama yang kokoh di dalam sekolah.
Tulisan ini akan membahas tentang pengertian, kedudukan dan manfaat bermitra; menumbuhkan kerjasama di lingkungan sekolah, pemberdayaan sekolah melalui kerjasama, peranan pengawas dalam penguatan kerjasama eksternal, dan kerjasama untuk peningkatan mutu pendidikan
A. MENGEMBANGKAN KOMUNIKASI EFEKTIF
1. Kedudukan dan Fungsi Komunikasi
Organisasi tidak akan efektif apabila interaksi diantara orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai.
Komunikasi tergantung pada persepsi, dan sebaliknya persepsi juga tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi tergantung persepsi masing-masing orang yang terlibat di dalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informsi akan menimbulkan kegagalan berkomunikasi. Dalam hal ini Barnard (1968,175-181) mengemukakan tentang faktor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif dalam organisasi sebagai berikut.
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Seyogyanya harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis komunikasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah orang-orang yang berkemampuan cakap
6. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
7. Setiap komunikasi haruslah disahkan.
Dalam memahami komunikasi menurut perilaku organisasi bahwa komunikasi adalah suatu proses antar orang atau antar pribadi yang melibatkan suatu usaha untuk mengubah perilaku. Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur pokok dalam proses komunikasi tersebut (Thoha, 1990,167). Perkembangan teknologi komunikasi yang sangat cepat, tidaklah mengurangi arti pentingnya komunikasi diantara orang yang tergabung dalam organisasi. Komunikasi antara orang dengan orang tidak selalu tergantung pada teknologi, akan tetapi tergantung dari kekuatan dalam diri orang dan dalam lingkungannya. Komunikasi merupakan suatu proses interaksi antara orang itu sendiri. Proses yang berjalan dari komunikator yang menyampaikan pesan (message) melaui jalur tertentu (medium), kemudian ditangkap oleh penerima (receiver) dan bila memungkinkan menjadi umpan balik (feedback) kepada komunikator. Gambaran umum proses komunikasi dijelaskan sebagai berikut.

Gambar 1.
  Proses Komunikasi
1. Tahap Ideasi (Ideation), yaitu tahap proses penciptaan gagasan, pesan atau informasi. Pada umumnya ideasi muncul karena ada rangsangan dari luar atau ada kebutuhan untuk berkomunikasi pada diri peserta. 2. Tahap Penyandian (Encoding), yaitu proses penyusunan gagasan atau pesan menjadi suatu bentuk informasi (simbol, lambang, sandi) yang akan dikirimkan; termasuk pemilihan dan penentuan cara maupun alat(media)untuk menyampaikannya. 3. Tahap Pengiriman (Transmitting), merupakan kegiatan penyampaian pesan atau informasi yang terjadi di antara peserta komunikasi. Pengiriman pesan ini dapat dilakukan dengan cara berbicara (verbal/lisan), atau non-verbal dengan tulisan, gambar, warna atau gerakan (kial); disampaikan secara langsung atau melalui media tertentu. 4. Tahap Penerimaan (Receiving), yakni proses penerimaan atau pengumpulan pesan yang terjadi pada para peserta komunikasi. Penangkapan atau pengumpulan pesan ini dapat terjadi dengan cara mendengarkan, membaca, mengamati atau memperhatikan, tergantung pada cara dan alat yang digunakan dalam berkomunikasi tersebut. 5. Tahap Penafsiran (Decoding), yakni usaha pemberian arti terhadap informasi/pesan di antara peserta komunikasi. Peserta komunikasi yang berkepentingan, melalui proses berpikir, berusaha menginterpretasikan atau menafsirkan informasi yang telah terkumpul dalam pikirannya. Pengertian "berpikir" di sini diartikan secara luas, baik menggunakan pikiran manusia (komunikasi manusiawi) maupun naluri binatang (komunikasi dengan hewan) dan sistem memori mekanis yang terdapat dalam mesin atau peralatan otomatis. 6. Tahap Respon (Pemberian Tanggapan), merupakan tindak lanjut dari penafsiran yang telah dilakukan, yakni pemberian reaksi terhadap pesan yang telah disampaikan. Jadi para peserta komunikasi menggunakan arti atau makna suatu pesan sebagai dasar untuk memberikan reaksi. Apabila respon/reaksi yang diberikan "sesuai" dengan maksud pengirim pesan berarti terjadi komunikasi yang efektif; dan sebaliknya apabila "tidak sesuai" berarti terjadi mis-communication. 7. Tahap Balikan (Feedback), berlangsung seiring dengan tahap-tahap komunikasi lainnya, yang berupa gejala atau fenomena yang dapat dijadikan petunjuk keberhasilan atau kegagalan suatu proses komunikasi. Jadi pengertian feedback ini harus dibedakan dengan hasil (respons). Dengan demikian, komunikasi dapat dipahami sebagai penyampaian pesan, informasi atau pemikiran ide-ide dari satu orang atau lebih kepada orang lain atau kelompok orang dengan menggunakan lambang yang sama. Secara sederhana komunikasi dapat dirumuskan sebagai proses pengoperasian isi pesan berupa lambang-lambang dari komunikator ke komunikan. Sekarang timbul pertanyaan, apa yang dinamakan komunikasi antar pribadi? Dimensi komunikasi organisasi mencakup pula komunikasi antar pribadi. Efektivitas komunikasi antarpribadi sangat tergantung pada pribadi penerima maupun pengirim pesan seperti yang dijelaskan berikut ini: 1. Keterbukaan, mencakup aspek keinginan untuk terbuka bagi setiap orang yang berinteraksi dengan orang lain, dan keinginan untuk menanggapi secara jujur semua stimulus yang datang kepadanya 2. Empati, yaitu merasakan sebagaimana yang dirasakan oleh orang lain atau mencoba merasakan dalam cara yang sama dengan perasaan orang lain 3. Dukungan, adakalanya diucapkan dan tidak diucapkan 4. Kepositifan, mencakup adanya perhatian yang positif terhadap diri seseorang, suatu perasaan positif itu dikumunikasikan, dan mengefektifkan kerjasama 5. Kesamaan, mencakup kesamaan suasana dan kedudukan antara orang-orang yang berkomunikasi (De Vito,1976,44-46). Keberhasilan komunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat (communication is a key to successful team effort). Artinya kalau pengawas sekolah ingin berhasil dalam memberdayakan masyarakat untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah, maka kunci pertama yang harus dikuasai adalah kemampuan berkomunikasi. Pengawas harus mampu membangun komunikasi efektif. 2. Membangun Komunikasi Efektif Komunikasi efektif bagi pimpinan merupakan keterampilan penting karena perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui aktivitas komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang kita dapat adalah kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut mempunyai arti bagi masing-masing anggota organisasi, dan menjelaskan bahwa yang menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena kemacetan atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar pribadi, antarpribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yang penting sebagai bagian dari fungsi organisasi. Masalah bisa berkembang serius manakala pengarahan menjadi salah dimengerti; gurauan yang membangun dalam kelompok kerja malah menyulut kemarahan; atau pembicaraan informal oleh pimpinan terjadi distorsi (penyimpangan). Dengan kata lain bahwa masalah komunikasi dalam organisasi adalah apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak? Komunikasi merupakan keterampilan dasar seorang pengawas sekolah, dan merupakan elemen penting dalam pelayanan, karena menyangkut kompetensi pengawas sekolah sebagai orang yang melayani kepentingan dan kebutuhan sekolah, utamanya kepala sekolah dan guru. Keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang pengawas sekolah adalah: 1. Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu 2. Mampu mengkomunikasikan pikiran dan perasaan 3. Mampu saling menerima, menolong, dan mendukung 4. Mampu mengatasi konflik yang terjadi dalam komunikasi 5. Saling menghargai dan menghormati Mengembangkan keterampilan berkomunikasi bagi pengawas sekolah dapat dilakukan dengan memperhatikan: 1. Manfaat dan pentingnya komunikasi 2. Penguasaan perilaku individu 3. Komponen-komponen komunikasi, 4. Praktek keterampilan berkomunikasi 5. Bantuan orang lain 6. Latihan yang terus-menerus 7. Partner berlatih, untuk meningkatkan kemampuan adaptif berkomunikasi Seorang pengawas sekolah perlu membangun jaringan komunikasi yang sehat, baik dengan Dinas Pendidikan, pihak sekolah, dunia usaha, maupun lembaga mitra lain. Analisis jaringan komunikasi dapat dilakukan untuk mengetahui: 1. Peranan individu (karyawan) dalam penyaluran informasi organisasi, yang sekaligus juga menunjukkan pola interaksi antara individu tersebut dengan individu lain 2. Bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi dan kelompok tertentu (klik) 3. Keterbukaan/ketertutupan individu atau kelompok. Peranan seorang pengawas sekolah dalam suatu jaringan komunikasi dapat sebagai : 1. Opinion leader, individu yang diakui menguasai informasi (kuantitas dan kualitas) dan dengan informasi tersebut mampu mempengaruhi perilaku dan keputusan-keputusan yang diambil oleh individu, kelompok, atau organisasi. Opinion leader tidak selalu memiliki otoritas formal, bahkan pada umumnya merupakan pimpinan informal. 2. Gate keepers, individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Individu yang menentukan apakah suatu informasi itu penting atau tidak untuk diteruskan/diberikan kepada pimpinan atau pegawai organisasi. 3. Cosmopolites, individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di lingkungan dan menyampaikan informasi organisasi kepada lingkungan. 4. Bridge, anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan kelompok lain. 5. Liaison, individu penghubung antar kelompok, dan bukan sebagai anggota salah satu kelompok tersebut. 6. Isolate, anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Posisi atau peranan pengawas sekolah dalam jaringan arus informasi akan mempengaruhi, antara lain: 1. Tingkat kekuasaan (power), hubungan sosial, atau pengaruh individual dalam organisasi. 2. Partisipasi dalam pelaksanaan tugas (intensitas dan kuantitas kegiatan organisasi, yang dapat berimbas pada peningkatan keterampilan/keahlian). 3. Kepuasan terhadap arus informasi. 4. Konsep diri. Keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi akan sangat menentukan bagaimana pengembangan kualitas pendidikan oleh pengawas sekolah. Terutama dalam membentuk jaringan kemitraan dengan share/stake holder dan tim kerjasama untuk melayani pelanggan. Jaringan kemitraan yang kuat dan saling menguntungkan yang dlayani oleh anggota tim kerjasama yang saling melayani, sudah pasti akan memperlancar pengembangan kualitas pendidikan. Pengawas yang berpengalaman dan memiliki pengetahuan memadai dapat menyelesaikan berbagai masalah di lapangan. Masalah komunikasi antara lain disebabkan oleh pola birokrasi dan hubungan yang kaku sehingga tidak terpelihara situasi sesuai harapan pengawas maupun pihak-pihak yang disupervisi. B. MENGEMBANGKAN KEMITRAAN, PELAYANAN DAN TIM 1. Mengembangkan Kemitraan Kemitraan merupakan bentuk dari mitra, yang dapat dijumpai pada semua kelompok orang dan usia. Dasar utama dalam mitra ini adalah keahlian, yang mana masing-masing orang yang memiliki keahlian berbeda, bekerja bersama menjadi satu kelompok/tim dalam menyeleseaikan sebuah pekerjaan. Mitra tersebut adakalanya harus dilakukan dengan orang yang sama sekali belum dikenal, dan begitu berjumpa langsung harus bekerja bersama dalam sebuah kelompok. Pertanyaan yang timbul, bagaimanakah cara mengembangkan kemitraan di dalam suatu organisasi kependidikan? Dalam pandangan manajemen, kerjasama dimaknai dengan istilah collaboration. Kerjasama (collaboration) dalam pandangan Stewart merupakan bagian dari kecakapan ”manajemen baru” yang belum nampak pada manajemen tradisional. Dalam manajemen tradisional terdapat tujuh kecakapan/proses kegiatan manajerial yaitu perencanaan (planning), komunikasi (communicating), koordinasi (co-ordinating), memotivasi (motivating), pengendalian (controlling), mengarahkan (directing), dan memimpin (leading) (Stewart, 1998; 88). Tidak dapat dipungkiri, bahwa kecakapan-kecakapan di atas seperti merencanakan, mengkomunikasikan, mengkoordinasikan, dan memotivasi perlu dikuasai oleh seorang manajer. Namun demikian, untuk kecakapan mengendalikan, mengarahkan, dan memimpin dianggap ”sudah tidak efektif lagi”. Menurut Stewart perlu seperangkat kecakapan baru yang perlu dikuasai oleh manajer era baru yaitu harus mampu membuat mampu (enabling), memperlancar (facilitating), berkonsultasi (consulting), bermitra (collaborating), membimbing (mentoring), dan mendukung (supporting Dalam bersosialisasi dan berorganisasi, kemitraan memiliki kedudukan yang sentral karena esensi dari kehidupan sosial dan berorganisasi adalah kesepakatan bermitra. Tidak ada organisasi tanpa kerjasama. Bahkan dalam pemberdayaan organisasi, kerjasama adalah tujuan akhir dari setiap program pemberdayaan. Pimpinan akan ditakar keberhasilannya dari seberapa mampu ia menciptakan kerjasama di dalam organisasi (intern), dan menjalin mitra dengan pihak-pihak di luar organisasi (ekstern). Prinsip-prinsip organisasi yang selama ini dikembangkan, hakikatnya merupakan perwujudan bentuk mitra yang dilembagakan, di mana setiap orang dalam organisasi sekolah tersebut mengakui dan tunduk terhadap organisasi. Prinsip-prinsip tersebut tentunya merupakan hasil penelaahan yang lama dan mendalam tentang interaksi manusia dalam organisasi, sehingga dinyatakan sebagai sesuatu yang hampir niscaya keberadaannya, yaitu: a. Adanya pembagian kerja (division of work). Pembagian kerja atau penempatan guru dan staf, secara normatif harus menggunakan prinsip the right man on the right place. Ada dua dasar pemikiran di atas, yaitu (a) pekerjaan dengan volume dan/atau ragamnya cukup banyak sehingga tidak bisa ditangani oleh satu atau dua orang saja, dan (b) setiap orang memiliki minat, kecakapan, keahlian atau spesialisasi tertentu. b. Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility). Agar staf dapat menjalankan kewenangan dan memenuhi tanggungjawabnya, perlu diberi peluang untuk saling bermitra antar sesama staf dan antara dirinya dengan pimpinan terkait. c. Adanya kesatuan perintah (unity of command) dan pengarahan (unity of direction). Dalam melaksanakan pekerjaan, guru dan staf yang baik akan memperhatikan prinsip kesatuan perintah pada bidangnya sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Guru dan staf juga harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan bekerjasama. d. Adanya ketertiban (order) organisasi. Ketertiban dalam organisasi sekolah dapat terlaksana dengan aturan yang ketat atau dapat pula karena telah terciptanya budaya kerja yang sangat kuat dan memiliki disiplin yang tinggi dari masing-masing anggota organisasi. e. Adanya semangat kesatuan (semangat korp). Setiap staf harus memiliki rasa kesatuan, atau senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerjasama yang baik. Setiap bagian dibutuhkan oleh bagian lainnya. Pimpinan yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan pimpinan yang suka memaksakan kehendak dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp). Sekolah adalah sebuah organisasi. Di dalam sekolah terdapat struktur organisasi, mulai kepala sekolah, wakil kepala, dewan guru, staf, komite sekolah, dan tentu saja siswa. Dalam sekolah terdapat kurikulum dan pembelajaran, biaya, sarana, dan hal-hal lain yang harus direncanakan, dilaksanakan, dipimpin, dan diawasi. Semuanya itu bermuara pada hubungan mitra atau human relations. Dalam proses pembinaan atau supervisi, pengawas diharapkan dapat menjalin kerjasama yang harmonis dan egaliter yaitu tidak mengedepankan kewenangan yang dimilikinya. Pendekatan otoritas dalam interaksi dengan bawahan di era sekarang ini sudah kurang relevan. Yang lebih mengena adalah adalah pendekatan kolegial, di mana pengawas menempatkan diri sebagai mitra sekolah dalam mencapai kemajuan. Pemberdayaan dengan supervisi memiliki filosofi yang sama, supervisi ialah membantu para guru memperoleh arah diri dan belajar memecahkan sendiri masalah-masala yang mereka hadapi, dan mendorong mereka melakukan kegiatan-kegiatan untuk menciptakan situasi di mana murid-murid dapat belajar lebih efektif. Secara teknis, alternatif pola kerjasama antara pengawas, kepala dinas, kepala sekolah, dan guru dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 2. Kerjasama dan Peran Pengawas Sekolah Kemitraan adalah unsur penting dalam sebuah hubungan mitra. Berikut adalah alternatif langkah-langkah membangun kerjasama antarsekolah dalam sebuah kegiatan Contoh pola kemitraan yang lain adalah mempertemukan sekolah dengan pihak-pihak lain yang terkait dengan pengembangan kurikulum. Dalam rencana program kerja tahunan, khususnya pada satuan pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang mungkin membutuhkan tempat praktek kerja dan atau lokasi kunjungan sekolah-sekolah. Atas alasan itu, sekolah dapat diminta oleh pengawas untuk melakukan MoU dengan pihak industri untuk mendukung pelaksanaan kurikulum dengan baik. Berikut adalah contoh interaksi Kepala sekolah, pengawas dengan pihak eksternal sekolah seperti industri, musium, swasta, instansi pemerintah, dan lain-lain. Bagan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut. Pada awalnya pengawas melakukan pemahaman terhadap KTSP yang dikembangkan oleh pihak sekolah. Setelah itu, ia menggali rencana implementasi dari pengembangan kurikulum yang terkait dengan pihak eksternal. Jika sekolah telah memiliki kemampuan dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal sekolah, tugas pengawas berusaha menghilangkan rintangan yang mungkin akan dijumpai. Tetapi jika ternyata apa yang direncanakan oleh pihak sekolah masih kurang memadai maka pengawas dapat berperan sebagai fasilitator yaitu membantu sekolah mempersiapkan MoU dengan pihak-pihak eksternal. Kadang kala dalam melakukan MoU, pihak sekolah masih merasa ragu, takut salah, dan membutuhkan penguatan dari pengawas. Sebaliknya, pengawas juga terkadang merasa khawatir terhadap inovasi yang lahir dari sekolah. Jika menghadapi kondisi demikian, disarankan untuk kembali pada langkah awal yaitu pemberdayaan diri sendiri terlebih dahulu. Karena barangkali kita semua masih tidak memahami kewenangan masing-masing dan tidak mengetahui sejauh mana kewenangan kita dapat diperluas. Pengawas berada pada posisi sentral dalam pengelolaan pendidikan di daerah. Dalam pembinaan sekolah, kepala dinas memberi kepercayaan kepada pengawas untuk membina guru dan kepala sekolah. Pada saat bersamaan, pengawas dapat membina guru melalui kelembagaan MGMP dan membina kepala sekolah melalui MKKS. Hal yang perlu ditegaskan dalam bagan di atas adalah bahwa hubungan antar pihak adalah dalam suasana kemitraan. Kemitraan yang terjalin seringkali mengalami berbagai kendala yang disebabkan oleh barbagai hal. Guna mengantisipasi hal itu maka perlu pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang kerjasama tim yang solid. 2. Mengembangkan Pelayanan dalam Tim Bekerja dalam tim adalah suatu proses kerja yang dilakukan oleh individu yang tergabung dalam satu kelompok, untuk menyelesaikan satu paket pekerjaan, dengan tujuan untuk menjalankan visi dan misi yang telah ditetapkan sebelumnya. Bekerja dalam tim biasanya dimulai dengan proses membangun tim (team building) terlebih dahulu. Team building adalah upaya yang dibuat secara sistematis untuk mengembangkan kerja kelompok dalam usaha mewujudkan visi dan misi organisasi. Sedangkan yang dimaksud kelompok adalah kumpulan orang yang terdiri dari dua atau lebih yang berinteraksi dengan stabil dan diantara mereka mempunyai tujuan yang sama serta menganggap kelompok itu adalah miliknya sendiri (merasa memiliki) serta menganggap dirinya adalah bagian dari kelompok (integritas). Tugas manajer atau tim leader adalah untuk memilah jenis pekerjaan mana yang lebih efektif untuk dikerjakan oleh individu dan jenis pekerjaan mana yang lebih efektif untuk dikerjakan oleh tim. Dalam konsep kerja tim, walaupun pada hakikatatnya, setiap paket pekerjaan akan diselesaikan oleh individu, namun misi dan hasil dari pekerjaan tersebut adalah milik tim, karena setiap individu mempunyai tugas untuk menjalankan misi tim, bukan misi pribadi. Oleh karena, itu perlu ditekankan pentingnya visi dan misi tim serta indikator keberhasilan kerja tim. Sehingga dapat dievaluasi apakah satu tim dapat bekerja sesuai dengan maksud dan keberadaan tim tersebut. Pada prinsipnya diperlukan proses team building untuk memperbaiki kinerja kelompok yang kita miliki, namun ada beberapa kondisi yang perlu dipertimbangkan dimana team building sebaiknya dilakukan. Antara lain: a. Kondisi kelompok memerlukan peningkatan moralitas dan hasil kerja tim. b. Pucuk pimpinan yang jarang berfikir dan bertindak sebagai bagian sebuah kelompok. c. Terjadinya kurang pengertian antar sesama anggota kelompok dan tidak adanya arahan dan semangat kerja yang timbul dalam suatu kelompok serta kehilangan arah kerja. d. Dalam kelompok baru, yang mana terdiri dari beberapa individu yang menonjol tapi tidak dapat bekerja secara kelompok. e. Kurangnya rasa percaya diri antar sesama anggota tim, tidak dapat dicapai kesepatan terhadap tujuan bersama tim dan adanya ketidaktahuan akan kemungkinan peluang yang dapat dilakukan oleh anggota tim. Team building yang dilakukan secara benar dan kontinyu akan memberikan hasil perubahan yang seringkali jauh lebih baik dari dugaan semula. Manfaat atau hasil yang dirasakan adalah: a. Bagi Organisasi: 1) Tercapainya visi dan misi. 2) Terbentuk proses kerja yang efektif dan efisien dari sisi waktu, tenaga dan dana. 3) Terciptanya “quality of work life” 4) Dapat melakukan evaluasi dan perbaikan berkesinambungan pencapaian kinerja. b. Bagi pimpinan tim /kelompok: 1) Pimpinan tim akan menjadi lebih kuat dan lebih efektif 2) Pimpinan tim mampu menyesuaikan gaya kepimimpinannya, dengan lebih memperhatikan kepentingan dan tanggung jawab kelompok dibandingkan kepentingan pribadi 3) Terdapat apresiasi yang lebih besar dari pimpinan tim tehadap kebutuhan anggota tim dan bagian-bagian dalam tim 4) Pimpinan menjadi lebih mampu untuk berkomukasi secara langsung kepada anggota tim sehingga terjadi hubungan pengertian yang lebih baik antara pimpinan dan anggota tim. 5) Pimpinan tim memiliki inisiatif untuk lebih memahami prakasa anggotanya. 6) Pimpinan mempunyai komitment yang lebih tinggi trhadap sasaran kerja dan memiki harapan yang lebih besar. c. Bagi individu anggota tim /kelompok 1) Sebagian besar individu memiliki pendekatan yang lebih persuasive, toleransi menjadi lebih tinggi dan memiliki kepercayaan untuk mengajukan argumentasi tanpa terikat oleh hirarki. 2) Komunikasi dan dialog antar sesama anggota kelompok menjadi lebih bebas dan terbuka, yang selama ini menjadi salah satu hambatan utama dalam perkembangan kelompok. 3) Terdapat “ruang“ yang lebih terbuka untuk mengakui beberapa kelemahan-kelemahan pribadi, bahkan kadangkala tidak jarang yang mengundurkan diri karena kesadaran diri (ini bukan penyelesaian yang diharapkan) 4) Banyak masalah antar pribadi sesama anggota tim /kelompok yang selama ini mengganjal dapat dipecahkan dengan lebih mudah karena keterbukaan semua anggota tim. d. Bagi pelaksanaan kerja tim/kelompok 1) Pertemuan tim/kelompok menjadi lebih tersruktur dan efektif 2) Hasil yang diperoleh lebih dapat diterima dan terdistribusi dengan baik kepada sesama peserta. 3) Terjadi perbaikan kerja dalam mencapai sasaran, peningkatan kemampuan dalam mengevaluasi individu dan kelompok dengan cara yang lebih professional 4) Tingkat komunikasi dalam dan antar kelompok menjadi lebih komprehensif dan efektif, walaupun dalam kondisi lingkungan yang kurang menguntungkan. 5) Komitmen yang lebih kuat terhadap sasaran-sasaran baru. 6) Terciptanya otonomi yang lebih besar pada level manajer. 7) Lebih banyak waktu digunakan untuk bermitra dengan kolega dan bermitra dalam mencapai tujuan. Pemberdayaan merupakan unsur dari membangun. Pemberdayaan adalah cara yang efektif untuk mendapatkan kinerja yang terbaik dari dari staf atau pihak yang dibina. Pemberdayaan lebih dari sekedar pendelegasian tugas dan kewenangan tetapi juga pelimpahan proses pengembangan keputusan dan tanggung jawab secara penuh (Stewart, 1998; 22 – 23). Manfaat pemberdayaan selain dapat meningkatkan kinerja juga mendatangkan manfaat lain bagi individu-individu dan organisasi. Manfaatnya bagi individu adalah dapat meningkatkan kecakapan-kecakapan penting pada saat menjalankan tugasnya, dan memberi rasa berprestasi yang lebih besar kepada staf sehingga akan meningkatkan motivasi kerja. Sedangkan manfaat bagi organisasi adalah menambah efektivitas organisasi. Seorang pengawas harus memberdayakan diri sendiri terlebih dahulu. Ini modal utama agar dalam upaya pemberdayaan lebih efektif. Bagaimana cara memberdayakan diri? Bentuk pemberdayaan yang disarankan adalah kerjasama. Secara tradisional, budaya organisasi itu dapat berjalan menurut empat budaya yaitu budaya kekuasaan, budaya peran, budaya tugas, dan budaya perorangan (Stewart, 1998; 53 – 72). Budaya kekuasaan tercipta pada organisasi yang dibangun oleh seorang penguasa kharismatik. Semua keputusan bersumber dari pusat kekuasaan. Pengawas yang menciptakan iklim organisasi budaya kekuasaan sangat sulit menerima perbedaan pendapat dari sekolah yang dibinanya. Budaya peran yaitu organisasi yang dibesarkan dengan struktur birokratis dan prosedural. Struktur manajemennya bersifat piramidal dan kekuasaan seseorang diperoleh dari peran dan kedudukan yang dijabatnya. Pengawas yang menganut sistem ini, akan meminta sekolah agar setiap bagian dikerjakan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Organisasi sekolah harus berjalan sesuai aturan yang ketat. Budaya tugas, yaitu budaya organisasi yang anggotanya bekerja berdasarkan tim proyek. Tipe ini sangat berkembang pada lembaga-lembaga konsultan. Meski ada peran administratif dan manajerial formal, tetapi strukturnya cenderung diletakkan pada dasar bentuk tim proyek. Tim yang bekerja biasanya berumur pendek disesuaikan dengan waktu yang dibutuhkan dalam satu pekerjaan proyek. Tim akan dibentuk lagi dengan anggota yang berbeda untuk mengerjakan proyek yang lainnya. Budaya perorangan yaitu organisasi yang memberi otonomi yang sangat tinggi kepada orang-orang yang ada di dalamnya. Tidak ada struktur organisasi baku, bahkan kalau pun ada sifatnya hanya mendukung bukan untuk mengendalikan. Organisasi ini hanya bersifat kolegikal dan tidak mudah untuk memadukan orang-orangnya dalam suatu usaha bersama. Budaya organisasi perorangan dapat “diciptakan” oleh pengawas dengan beranggotakan para kepala sekolah yang berada di bawah binaannya. Sekali waktu, dapat dilakukan diskusi terfokus (Focused Group Discussion) yang melibatkan para kepala sekolah untuk menyelesaikan persoalan yang dihadapi bersama. Diskusi dapat difasilitasi oleh pengawas sekolah. Ini adalah salah satu cara untuk mengembangkan kerjasama dalam rangka meningkatkan kualitas pengawas untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. Timbul pertanyaan: Cara apakah yang baik untuk melakukan pemberdayaan dalam budaya organisasi? Budaya yang kondusif adalah budaya kerjasama dengan piramida terbalik. Para kepala sekolah diarahkan agar memaksimalkan pelayanannya kepada pelanggan (siswa, orang tua dan stakeholder pendidikan lainnya) dengan menyediakan sumberdaya, bimbingan, dan lain-lain yang diperlukan. Para staf barisan depan yaitu seperti guru dan staf administrasi sekolah harus mengetahui benar tentang kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Bagi seorang pengawas yang akan menumbuhkan budaya pemberdayaan di sekolah memerlukan dua hal yaitu memupuk kepercayaan dan keterbukaan. Dalam membina kepercayaan, pengawas meyakinkan bahwa dirinya memberi kepercayaan kepada sekolah yang diikuti oleh sikap mentolelir sejumlah kekeliruan. Pengawas sebaiknya dapat menerima sejumlah kesalahan yang sewaktu-waktu dapat saja terjadi. 3. Membangun Tim Kerjasama secara kelompok/tim menuntut adanya koordinasi skill, knowledge, dan attitude. Kombinasi, koordinasi, integrasi, sinkronisasi terhadap inisiatif yang kreatif, keterampilan, sikap, pengetahuan, dan pengalaman anggota (knowledge management) sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi (Wenzler, Fischer dan Siregar.1993). Kerjasama tim juga menuntut adanya rasa memiliki (sense of belonging), tindakan proaktif, transparansi, tanggung jawab (responsibility), dan tanggunggugat (accountability), serta empati untuk saling pengertian, asih, asah, dan asuh (cohesivity) antaranggota. Sekolah adalah sebuah tim kerja (team work). Kekuatan apakah yang mempengaruhi kuat tidaknya sebuah organisasi/ tim? Salah satu faktor penentunya adalah komitmen dari para anggota organisasi. Komitmen dapat diartikan sebagai (a) keyakinan dan penerimaan yang kuat terhadap tujuan dan nilai-nilai organisasi; (b) kesediaan untuk bekerja dan menjadi bagian dari organisasi; dan (c) bersungguh-sungguh untuk tetap menjadi anggota organisasi. Selanjutnya setelah komitmen masing-masing anggota bisa dibangun, maka perlu ditumbuhkan semangat kerjasama di lingkungan sekolah. Michael Maginn (2004), mengemukakan cara menumbuhkan semangat kerjasama di lingkungan sekolah sebagai berikut. a. Tentukan tujuan bersama dengan jelas. Sebuah tim bagaikan sebuah kapal yang berlayar di lautan luas. Jika tim tidak memiliki tujuan atau arah yang jelas, tim tidak akan menghasilkan apapun. Tujuan merupakan pernyataan apa yang harus diraih oleh tim, dan memberikan daya untuk memotivasi setiap anggota agar bekerja. Contohnya, sekolah yang telah merumuskan visi dan misi sekolah hendaknya menjadi tujuan bersama. Selain mengetahui tujuan bersama, masing-masing bagian seharusnya mengetahui tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan bersama tersebut. b. Perjelas keahlian dan tanggung jawab anggota. Setiap anggota tim harus menjadi pemain di dalam tim. Masing-masing bertanggung jawab terha- dap suatu bidang atau jenis pekerjaan/tugas. Di lingkungan sekolah, para guru selain melaksanakan proses pembelajaran biasanya diberikan tugas-tugas tambahan, seperti menjadi wali kelas, mengelola laboratorium, koperasi, dan lain-lain. Agar terbentuk mitra yang baik, maka pemberian tugas tambahan tersebut harus didasarkan pada keahlian mereka masing-masing. c. Sediakan waktu untuk menentukan cara bermitra. Meskipun setiap orang telah menyadari bahwa tujuan hanya bisa dicapai melalui mitra, namun bagaimana mitra itu harus dilakukan perlu adanya pedoman. Pedoman tersebut sebaiknya merupakan kesepakatan semua pihak yang terlibat. Pedoman dapat dituangkan secara tertulis atau sekedar sebagai konvensi. d. Hindari masalah yang bisa diprediksi. Artinya mengantisipasi masalah yang bisa terjadi. Seorang pemimpin yang baik harus dapatmengarahkan anak buahnya untuk mengantisipasi masalah yang akan muncul, bukan sekedar menyelesaikan masalah. Dengan mengantisipasi, apa lagi kalau dapat mengenali sumber-sumber masalah, maka organisasi tidak akan disibukkan kemunculan masalah yang silih berganti harus ditangani. e. Gunakan konstitusi atau aturan tim yang telah disepakati bersama. Peraturan tim akan banyak membantu mengendalikan tim dalam menyelesaikan pekerjaannya dan menyediakan petunjuk ketika ada hal yang salah. Selain itu perlu juga ada konsensus tim dalam mengerjakan satu pekerjaan.. f. Ajarkan rekan baru satu tim agar anggota baru mengetahui bagaimana tim beroperasi dan bagaimana perilaku antaranggota tim berinteraksi. Yang dibutuhkan anggota tim adalah gambaran jelas tentang cara kerja, norma, dan nilai-nilai tim. Di lingkungan sekolah ada guru baru atau guru pindahan dari sekolah lain, sebagai anggota baru yang baru perlu ”diajari” bagaimana bekerja di lingkungan tim kerja di sekolah. Suatu sekolah terkadang sudah memiliki budaya saling pengertian, tanpa ada perintah setiap guru mengambil inisiatif untuk menegur siswa jika tidak disiplin. Cara kerja ini mungkin belum diketahui oleh guru baru sehingga perlu disampaikan agar tim sekolah tetap solid dan kehadiran guru baru tidak merusak sistem. g. Selalulah bermitra, caranya dengan membuka pintu gagasan orang lain. Tim seharusnya menciptakan lingkunganyang terbuka dengan gagasan setiap anggota. Misalnya sekolah sedang menghadapi masalah keamanan dan ketertiban, sebaiknya dibicarakan secara bersama-sama sehingga kerjasama tim dapat berfungsi dengan baik. h. Wujudkan gagasan menjadi kenyataan. Caranya dengan menggali atau memacu kreativitas tim dan mewujudkan menjadi suatu kenyataan. Di sekolah banyak sekali gagasan yang kreatif, karena itu usahakan untuk diwujudkan agar tim bersemangat untuk meraih tujuan. Dalam menggali gagasan perlu mencari kesamaan pandangan. i. Aturlah perbedaan secara aktif. Perbedaan pandangan atau bahkan konflik adalah hal yang biasa terjadi di sebuah lembaga atau organisasi. Organisasi yang baik dapat memanfaatkan perbedaan dan mengarahkannya sebagai kekuatan untuk memecahkan masalah. Cara yang paling baik adalah mengadaptasi perbedaan menjadi bagian konsensus yang produktif. j. Perangi virus konflik, dan jangan sekali-kali ”memproduksi” konflik. Di sekolah terkadang ada saja sumber konflik misalnya pembagian tugas yang tidak merata ada yang terlalu berat tetapi ada juga yang sangat ringan. Ini sumber konflik dan perlu dicegah agar tidak meruncing. Konflik dapat melumpuhkan tim kerja jika tidak segera ditangani. k. Saling percaya. Jika kepercayaan antaranggota hilang, sulit bagi tim untuk bekerja bersama. Apalagi terjadi, anggota tim cenderung menjaga jarak, tidak siap berbagi informasi, tidak terbuka dan saling curiga.. Situasi ini tidak baik bagi tim. Sumber saling ketidakpercayaan di sekolah biasanya berawal dari kebijakan yang tidak transparan atau konsensus yang dilanggar oleh pihak-pihak tertentu dan kepala sekolah tidak bertindak apapun. Membiarkan situasi yang saling tidak percaya antar-anggota tim dapat memicu konflik. l. Saling memberi penghargaan. Faktor nomor satu yang memotivasi guru dan staf adalah perasaan bahwa mereka telah berkontribusi terhadap pekerjaan danm prestasi organisasi. Setelah sebuah pekerjaan besar selesai atau ketika pekerjaan yang sulit membuat tim lelah, kumpulkan anggota tim untuk merayakannya, yang dapat dilakukan sesering mungkin setiap akhir kegiatan semester, akhir ujian nasional, dan lain-lain. m. Evaluasilah tim secara teratur. Tim yang efektif akan menyediakan waktu untuk melihat proses dan hasil kerja tim. Setiap anggota diminta berpendapat tentang kinerja, evaluasi kembali tujuan, dan konstitusi tim. n. Jangan menyerah. Terkadang tim menghadapi tugas yang sangat sulit dengan kemungkinan untuk berhasil sangat kecil. Tujuan merupakan sumber energi tim. Setelah itu bangkitkan kreativitas tim yaitu dengan cara menggunakan kerangka fikir dan pendekatan baru terhadap masalah. Dari empat belas langkah di atas, dapat dirangkum dalam peta konsep Langkah Pembinaan Kerjasama Tim seperti gambar berikut: 4. Membangun Pelayanan Pelayanan berkaitan dengan fungsi melayani kebutuhan orang akan barang dan atau jasa, sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diharapkan. Dalam konteks tersebut, terdapat tiga unsur dalam konsep pelayanan, yaitu siapa yang memberi pelayanan, siapa yang diberi pelayanan, dan apa yang menjadi fokus kebutuhan pelayanan. Pengawas sekolah merupakan pemimpin bagi lingkungan sekolah yang berbeda-beda. Ada kalanya pengawas sekolah dalam bekerja menunjukkan perilaku kurang senyum, sering marah, bahkan otoriter, yang sebenarnya telah merugikan dirinya sendiri dan lembaga. Dampaknya tentu saja akan merasa sulit untuk memberikan pelayanan yang baik terhadap orang lain. Pengawas tersebut belum mampu memberikan jaminan kepastian mutu (quality assurance) melalui pelayanan jasa terhadap pelanggan lembaganya, apalagi turut serta membentuk brand image yang impresif. Sikap dan perilaku menerima yang positif sebaiknya selalu dikembangkan, misalnya bersedia untuk menerima kekurangan, kesalahan dan kekalahan atau kritikan terhadap diri dengan ihklas, selalu meminta dan menerima saran pada berbagai kesempatan. Dengan demikian akan dapat selalu memperbaiki kekurangan diri dan mampu meningkatkan etos kerja pelayanan secara berkelanjutan. Pribadi yang sedemikian itulah yang menunjukkan kekayaan lahir batin dengan indah. Kedudukan pengawas dalam memberikan koordinasi pelayanan dalam penjaminan mutu di sekolah dapat digambarkan sebagai berikut. Pelayanan berkaitan dengan kompetensi diri seorang pelayan. Sebagai pelayan kebutuhan dan kepentingan sekolah, seorang pengawas sekolah perlu membangun etika (ethics) diri sebagai garda terdepan dalam menjalankan tugasnya. Membangun etika pelayanan adalah dengan menjunjung etika profesi secara konsisten, dan menekankan nilai dan moral (value) sebagai prioritas. Etika berasal dari bahasa Yunani, ethos yang berarti watak atau adat dan sering diidentikkan dengan moral. Kriteria pengawas yang beretika dapat dilihat dari aspek pribadi dan hubungan sosial. Aspek pribadi meliputi kemampuan memiliki; harga diri, disiplin, tanggung jawab, etos kerja, berjiwa besar, dan tahan uji. Aspek hubungan sosial meliputi; toleransi, tenggang rasa, simpati, empati, adil, dan kepekaan terhadap lingkungannya. Pengawas merupakan figur yang harus menunjukkan jalan menuju jalinan kemitraan yang unggul. Guna mewujudkan tugas dan fungsinya tersebut maka pengawas harus aktif secara individual maupun kelompok dalam berbagai komunitas, baik profesional maupun akademik sehingga dapat memiliki pengalaman dan wawasan yang bermanfaat dalam menjalankan tugas kepengawasannya. Etika pelayanan yang dimiliki oleh pengawas sangat menentukan keberhasilan layanan yang diberikan. LATIHAN Untuk memantapkan pemahaman Anda atas materi Mengembangkan Komunikasi Efektif serta Mengembangkan Kemitraan, Pelayanan dan Tim yang baik, coba Anda kerjakan latihan berikut ini 1) Menurut Anda, apakah seorang pengawas memerlukan keterampilan melakukan komunikasi yang efektif dalam menjalankan tugas-tugasnya? 2) Mengapa persepsi pengawas sekolah memengaruhi komunikasi antar pribadi seperti berprasangka terhadap oranglain? 3) Jelaskan bahwa bertemu dan bercakap dengan seseorang termasuk dalam proses komunikasi ? 4) Keberhasilan komunikasi merupakan kunci keberhasilan pencapaian tujuan dalam hubungan kemitraan sebagai seorang pengawas terhadap kepala sekolah, jelaskan menurut pendapat Anda? 5) Diskusikan dengan kelompok Anda, jelaskan beda antara pemberdayaan atau pembinaan terhadap kepala sekolah, lalu terapkan kedua pemberdayaan tersebut dalam meningkatkan kinerja sekolah? RANGKUMAN Komunikasi dapat dipahami sebagai penyampaian pesan, informasi atau pemikiran ide-ide dari satu orang atau lebih kepada orang lain atau kelompok orang dengan menggunakan lambang yang sama. Proses komunikasi yang berjalan yakni komunikator menyampaikan pesan (message) melaui jalur tertentu (medium), kemudian ditangkap oleh penerima (receiver) dan bila memungkinkan menjadi umpan balik (feedback) kepada komunikator. Kegagalan komunikasi dapat terjadi karena kemacetan atau kegagalan komunikasi antar pribadi, antar pribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Pengawas diharapkan dapat menjalin kerjasama yang harmonis dan egaliter, sehingga pengawas dapat menempatkan diri sebagai mitra sekolah dalam mencapai kemajuan. Sedangkan Team building adalah upaya yang dibuat secara sistematis untuk mengembangkan kerja kelompok dalam usaha mewujudkan visi dan misi organisasi. Team building dapat memberikan manfaat bagi organisasi, pimpinan tim/ kelompok, individu anggota tim/ kelompok, dan pelaksana kerja tim/ kelompok. Tiga unsur penting dalam konsep pelayanan yaitu siapa yang memberi pelayanan, siapa yang diberi pelayanan, dan apa yang menjadi fokus kebutuhan pelayanan. Pengawas sekolah sebagai pelayan kebutuhan dan kepentingan sekolah perlu membangun etika (ethics) diri sebagai garda terdepan dalam menjalankan tugasnya. REFLEKSI Dari semua materi bahan belajar mandiri ini apakah anda sudah dapat mengimplementasikan ke dalam kehidupan sehari-hari? Sudahkah anda mampu menerapkan langkah-langkah melakukan komunikasi yang efektif, mengembangkan kemitraan, dan melakukan pelayanan serta membentuk tim kerja yang baik? Jika anda menganggap materi bahan belajar mandiri ini sulit untuk diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari, anda dapat mendiskusikan materi tersebut dengan nara sumber yang bersangkutan. DAFTAR PUSTAKA Barnard, Chester I. 1968. The Function of an Executive. Cambridge Massachusett: Harvard University Press. De Vito, Joseph A. 1976. The interpersonal Communication Book. New York: Harper & Rew, Publishers. Maginn, M. 2004. Making Teams Work: 24 Poin Penting Seputar Kesuksesan dalam Bermitra. Jakarta: Bhuana Ilmu Populer Thoha. 1990. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali. Stewart, A. 1998. Empowering People. Yogyakarta: Kanisius. Bahan Bacaan yang Disarankan Thoha. 1990. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Rajawali. Kepribadian dan Sosial-MKPS 30